Prawo o notariacie stanowi fundament regulujący działalność notariuszy w Polsce, definiując zarówno zakres ich obowiązków, jak i zasady wykonywania czynności notarialnych. Notariusze, jako osoby zaufania publicznego, odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa obrotu prawnego, szczególnie w sprawach dotyczących prawa cywilnego, rodzinnego czy gospodarczego.
W ostatnich latach obserwujemy intensyfikację prac legislacyjnych mających na celu dostosowanie przepisów prawa do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości technologicznej i społecznej. Jednym z przejawów tych działań jest nowelizacja przepisów ustawy – Prawo o notariacie, w tym m.in. Art. 12 oraz Art. 14a. Zmiany te wprowadzają nowe rozwiązania, które mają usprawnić pracę kancelarii notarialnych, zwiększyć dostępność usług oraz wzmocnić ochronę interesów uczestników czynności notarialnych.
Celem niniejszego artykułu jest szczegółowa analiza zakresu i skutków wprowadzonych zmian w powyższych artykułach. W dalszych częściach tekstu przedstawione zostaną zarówno treść nowych przepisów, jak i praktyczne oraz systemowe konsekwencje ich wejścia w życie.
Kontekst prawny
Zanim przejdziemy do analizy wprowadzonych zmian, warto przyjrzeć się dotychczasowemu brzmieniu przepisów Art. 12 i Art. 14a ustawy – Prawo o notariacie oraz ich funkcjom w systemie prawnym. Przepisy te regulowały istotne aspekty dotyczące miejsca i sposobu wykonywania czynności notarialnych, a także ramy prowadzenia czynności przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość.
Art. 12 w swoim pierwotnym kształcie stanowił, że notariusz wykonuje czynności notarialne w siedzibie kancelarii. W określonych przypadkach – np. gdy przemawiały za tym względy stanu zdrowia osoby zainteresowanej – możliwe było dokonanie czynności poza kancelarią. Przepis ten zapewniał formalną przejrzystość oraz pewność miejsca wykonywania czynności, ale jednocześnie ograniczał elastyczność działania notariuszy, zwłaszcza w kontekście dynamicznych zmian technologicznych.
Art. 14a, dodany do ustawy w późniejszym etapie, wprowadził możliwość przeprowadzania niektórych czynności notarialnych z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Był to krok w stronę cyfryzacji notariatu i odpowiedź na potrzeby wynikające m.in. z pandemii COVID-19. Przepis ten uregulował m.in. sposób identyfikacji stron na odległość, wymagania techniczne oraz kwestie bezpieczeństwa danych.
Przed nowelizacją oba przepisy – choć stanowiły fundament praktyki notarialnej – wymagały dostosowania do współczesnych realiów. Coraz większe oczekiwania społeczne wobec elastyczności i dostępności usług, a także rosnące możliwości technologiczne, wymusiły konieczność rewizji i uzupełnienia obowiązujących regulacji. Nowelizacja miała na celu nie tylko usprawnienie pracy notariuszy, ale także zwiększenie dostępności czynności notarialnych dla obywateli – w szczególności tych, którzy z różnych przyczyn nie mogą osobiście stawić się w kancelarii.
Zmiany w Art. 12
Nowelizacja Art. 12 ustawy – Prawo o notariacie przynosi istotne zmiany w zakresie miejsca oraz warunków wykonywania czynności notarialnych. Dotychczasowy przepis, choć przewidywał możliwość działania notariusza poza kancelarią w szczególnych przypadkach, nie odpowiadał na wyzwania nowoczesnego obrotu prawnego, w którym mobilność i elastyczność nabierają coraz większego znaczenia.
Nowe brzmienie przepisu
Zmieniony Art. 12 rozszerza możliwości wykonywania czynności notarialnych poza tradycyjną siedzibą kancelarii. Wśród kluczowych nowości znalazły się:
- możliwość dokonywania czynności notarialnych w innych miejscach niż kancelaria, jeśli przemawia za tym charakter czynności lub potrzeby stron,
- doprecyzowanie przypadków, w których czynność może zostać wykonana zdalnie, z użyciem systemu teleinformatycznego, jeśli pozwalają na to przepisy szczególne,
- wprowadzenie obowiązku należytego zabezpieczenia czynności przeprowadzanych poza kancelarią, zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.
Znaczenie praktyczne
Nowelizacja wprowadza więcej elastyczności w działaniu notariuszy. Otwiera to możliwości wykonywania czynności:
- w domach klientów (np. osób starszych, chorych),
- w szpitalach, zakładach opiekuńczych lub innych instytucjach,
- w firmach – co może usprawnić np. obsługę czynności korporacyjnych,
- w formule online – jeśli charakter czynności i przepisy na to pozwalają.
Jednocześnie nowe przepisy wymagają od notariusza zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa, zarówno w kontekście ochrony danych osobowych, jak i zabezpieczenia przebiegu samej czynności.
Przykład zastosowania
Wyobraźmy sobie sytuację, w której osoba starsza, mająca trudności z poruszaniem się, chce sporządzić testament notarialny. Wcześniej niezbędne było udokumentowanie przeciwwskazań zdrowotnych i uzyskanie zgody na dokonanie czynności poza kancelarią. Obecnie, dzięki nowelizacji, notariusz może z większą swobodą i bez zbędnych formalności przeprowadzić czynność w domu klienta, zapewniając jednocześnie odpowiedni poziom bezpieczeństwa i formalności.
Zmiany w Art. 14a
Art. 14a Prawa o notariacie już wcześniej stanowił odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji usług notarialnych, wprowadzając możliwość dokonywania niektórych czynności przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Nowelizacja tego przepisu idzie jednak o krok dalej, systematyzując dotychczasowe regulacje oraz rozszerzając zakres sytuacji, w których notariusz może działać online.
Zakres nowelizacji
Nowe brzmienie Art. 14a wprowadza szereg uściśleń i uzupełnień, które mają na celu:
- doprecyzowanie technicznych i formalnych warunków dokonywania czynności zdalnych,
- określenie zakresu czynności dopuszczalnych do wykonania online – np. sporządzanie niektórych aktów poświadczenia dziedziczenia, pełnomocnictw, oświadczeń,
- wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez uczestników czynności,
- określenie obowiązków notariusza związanych z identyfikacją stron i zabezpieczeniem transmisji,
- zapis, że czynność dokonywana zdalnie jest traktowana na równi z czynnością przeprowadzoną w kancelarii.
Wzmocnienie formalizmu i bezpieczeństwa
Choć nowelizacja zwiększa dostępność usług, to równocześnie podnosi wymogi techniczne. Notariusz musi zapewnić:
- odpowiedni system teleinformatyczny, gwarantujący poufność, integralność i autentyczność czynności,
- sposób identyfikacji stron, który nie budzi wątpliwości co do ich tożsamości – np. poprzez wideoweryfikację,
- archiwizację nagrania z przebiegu czynności (jeśli przepisy tego wymagają).
Dzięki temu zachowany zostaje notarialny formalizm, który odróżnia czynności notarialne od zwykłych form elektronicznych transakcji cywilnoprawnych.
Praktyczne korzyści i wyzwania
Nowelizacja Art. 14a wychodzi naprzeciw oczekiwaniom osób, które z różnych względów nie mogą osobiście udać się do kancelarii – np. obcokrajowcom, osobom mieszkającym za granicą, czy przedsiębiorcom potrzebującym szybkiej obsługi. Jednocześnie stawia wyzwania związane z:
- koniecznością inwestycji w systemy informatyczne,
- podnoszeniem kompetencji cyfrowych notariuszy i klientów,
- zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych.
Motywacje ustawodawcy
Wprowadzając zmiany w Art. 12 i Art. 14a ustawy – Prawo o notariacie, ustawodawca kierował się przede wszystkim potrzebą modernizacji systemu notarialnego oraz zwiększenia dostępności usług notarialnych dla obywateli i przedsiębiorców. Nowelizacja nie jest przypadkowa – stanowi odpowiedź na wielowymiarowe wyzwania społeczne, technologiczne i organizacyjne, które ujawniły się szczególnie wyraźnie w ostatnich latach.
Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości
Jednym z głównych celów ustawodawcy było dalsze wdrażanie procesów cyfryzacyjnych w systemie prawa. Notariat, jako część wymiaru sprawiedliwości, nie mógł pozostać w tyle względem dynamicznego rozwoju usług e-administracji. Wdrożenie narzędzi informatycznych do przeprowadzania czynności notarialnych:
- usprawnia obieg dokumentów,
- przyspiesza procedury,
- zwiększa efektywność pracy kancelarii,
- wpisuje się w szerszą politykę transformacji cyfrowej państwa.
Reakcja na pandemię COVID-19
Doświadczenia z okresu pandemii pokazały, jak bardzo ograniczenia kontaktu fizycznego mogą paraliżować codzienne funkcjonowanie instytucji publicznych. W odpowiedzi na te realia ustawodawca postanowił wzmocnić instrumenty umożliwiające dokonywanie czynności na odległość oraz poza siedzibą kancelarii, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo prawne i techniczne.
Wyrównanie szans i dostępność
Kolejną istotną przesłanką było zwiększenie dostępności usług notarialnych – zwłaszcza dla:
- osób starszych i niepełnosprawnych,
- mieszkańców terenów wiejskich i oddalonych od dużych miast,
- obywateli przebywających za granicą.
Dzięki zmianom notariat może pełnić jeszcze lepiej swoją rolę jako instytucja zaufania publicznego, bliższa obywatelowi, bardziej otwarta i dostosowana do realnych potrzeb społecznych.
Wzmocnienie bezpieczeństwa
Wbrew pozorom, liberalizacja przepisów nie oznacza obniżenia standardów. Przeciwnie – nowelizacja kładzie silny nacisk na zabezpieczenia formalne i techniczne, aby zapobiec nadużyciom, błędom lub próbom obejścia prawa. Ustawodawca wyraźnie podkreślił, że rozwój technologii nie może odbywać się kosztem pewności i stabilności czynności prawnych.
Konsekwencje praktyczne
Zmiany w Art. 12 i Art. 14a Prawa o notariacie mają wymiar nie tylko normatywny, ale przede wszystkim praktyczny – wpływają bezpośrednio na codzienne funkcjonowanie kancelarii notarialnych, komfort klientów oraz organizację pracy w ramach obrotu prawnego.
Korzyści dla obywateli i przedsiębiorców
Nowelizacja znacząco zwiększa dostępność usług notarialnych. Przede wszystkim:
- eliminuje bariery geograficzne i mobilnościowe, umożliwiając przeprowadzenie czynności poza kancelarią lub zdalnie,
- przyspiesza obieg dokumentów i skraca czas oczekiwania na dokonanie czynności,
- ułatwia prowadzenie spraw z zagranicy lub w ramach działalności gospodarczej, gdzie liczy się szybki i elastyczny kontakt z notariuszem.
Dla przedsiębiorców oznacza to większą wygodę przy realizacji czynności korporacyjnych (np. sporządzaniu pełnomocnictw, protokołów zgromadzeń), a dla osób fizycznych – większe poczucie komfortu i mniej formalności w sprawach osobistych, takich jak testament czy poświadczenie dziedziczenia.
Nowe wyzwania dla notariuszy
Choć zmiany przynoszą wiele pozytywów, nie są wolne od wyzwań:
- konieczność inwestycji w technologię – sprzęt, oprogramowanie, systemy zabezpieczeń,
- szkolenia dla notariuszy i pracowników kancelarii w zakresie obsługi czynności online i identyfikacji elektronicznej,
- odpowiedzialność za przebieg czynności zdalnych – zarówno w aspekcie formalnym, jak i technicznym.
Notariusze muszą nauczyć się równoważyć elastyczność działania z koniecznością zachowania rygoru formalnego i wysokich standardów bezpieczeństwa.
Możliwe kontrowersje i wątpliwości
Jak każda większa zmiana w prawie, również ta nowelizacja może rodzić pytania:
- które czynności dokładnie mogą być realizowane zdalnie?
- czy zdalna identyfikacja stron daje wystarczającą pewność co do ich tożsamości?
- jakie są granice odpowiedzialności notariusza w przypadku awarii systemu lub problemów technicznych?
Odpowiedzi na te pytania będą kształtowane zarówno przez praktykę kancelarii, jak i interpretacje organów nadzorczych czy orzecznictwo.
Nowelizacja przepisów Prawa o notariacie, obejmująca Art. 12 i Art. 14a, to istotny krok w kierunku modernizacji i unowocześnienia polskiego notariatu. Zmiany te odpowiadają na wyzwania XXI wieku – cyfryzację, mobilność, potrzebę dostępności usług publicznych oraz rosnące oczekiwania obywateli i rynku.
Rozszerzenie możliwości wykonywania czynności poza kancelarią oraz w formule zdalnej:
- zwiększa elastyczność i dostępność usług notarialnych,
- wspiera osoby w trudniejszej sytuacji życiowej lub lokalizacyjnej,
- ułatwia prowadzenie spraw międzynarodowych i gospodarczych.
Jednocześnie ustawodawca zadbał o zachowanie istoty notariatu – czyli bezpieczeństwa, pewności obrotu i wysokiego poziomu formalizmu. Obowiązki techniczne, organizacyjne i odpowiedzialność nałożona na notariuszy mają gwarantować, że rozwój usług nie odbędzie się kosztem zaufania publicznego.
W praktyce oznacza to, że kancelarie notarialne stoją dziś przed nowym etapem działalności – bardziej otwartym, nowoczesnym, ale też wymagającym. Jak pokazuje dotychczasowa praktyka, notariat jest gotowy na tę zmianę, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego wsparcia organizacyjnego i systemowego.
Warto uważnie obserwować, jak nowe przepisy będą funkcjonować w praktyce i jak wpłyną na kształt relacji pomiędzy notariuszami a obywatelami w nadchodzących latach.
Autor: Bruno Antoni Ewertyński
Korekta: ChatGPT
Grafkia: Pixabay.com