Sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz freelancerów odgrywa kluczową rolę w gospodarce europejskiej. Stanowi fundament innowacji, elastyczności i zatrudnienia. Według danych Komisji Europejskiej, MŚP odpowiadają za około 99% wszystkich przedsiębiorstw w Unii Europejskiej i generują blisko dwie trzecie miejsc pracy w sektorze prywatnym. Również dynamicznie rozwijający się rynek usług świadczonych przez freelancerów – zarówno w branżach kreatywnych, technologicznych, jak i profesjonalnych – coraz wyraźniej wpływa na strukturę współczesnej gospodarki.
Mimo swojego znaczenia, mikro-, małe i średnie firmy oraz samozatrudnieni wciąż napotykają istotne trudności w relacjach biznesowych z kontrahentami, zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych. Jednym z największych wyzwań, z którym mierzą się przedsiębiorcy w Europie, jest dochodzenie roszczeń wynikających z umów handlowych oraz skuteczne zarządzanie sporami. Problemy te są jeszcze bardziej widoczne w sporach transgranicznych, gdzie różnice prawne, językowe i proceduralne dodatkowo komplikują działania przedsiębiorców.
Co istotne, w praktyce wielu przedsiębiorców rezygnuje z dochodzenia swoich praw. Zjawisko to ma poważne konsekwencje nie tylko dla ich płynności finansowej i bezpieczeństwa prowadzenia działalności, lecz także dla całej gospodarki, w której zatory płatnicze i brak egzekwowania zobowiązań osłabiają wzajemne zaufanie uczestników rynku. W dalszej części artykułu zostaną przedstawione główne powody, dla których MŚP i freelancerzy odstępują od dochodzenia roszczeń, omówione zostaną dostępne w Europie mechanizmy prawne mające na celu ułatwienie tego procesu, a także wskazane praktyczne rozwiązania pozwalające lepiej zabezpieczyć interesy przedsiębiorców.
Specyfika problemów prawnych MŚP i freelancerów
Mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz freelancerzy funkcjonują w otoczeniu, które stawia ich w trudniejszej pozycji niż dużych uczestników rynku – zwłaszcza w kontekście sporów gospodarczych i dochodzenia swoich praw.
Ograniczone zasoby organizacyjne i finansowe
Większość MŚP oraz samozatrudnionych nie dysponuje rozbudowanym zapleczem prawnym. Nie mają wewnętrznych działów prawnych ani dedykowanych specjalistów do negocjowania i monitorowania realizacji umów. Często brakuje im również środków na bieżącą obsługę prawną czy na prowadzenie kosztownych procesów sądowych, w tym pokrycie opłat sądowych i honorariów kancelarii. Skutkuje to tym, że wiele problemów prawnych jest dostrzeganych dopiero w momencie wystąpienia poważnego konfliktu lub po fakcie, kiedy możliwości reakcji są ograniczone.
Nieregulowanie należności i zatory płatnicze
MŚP i freelancerzy znacznie częściej stykają się z problemem opóźnień w płatnościach, a nawet całkowitym uchylaniem się kontrahentów od zapłaty. Dla niewielkich podmiotów nawet jedna niezapłacona faktura może zaburzyć płynność finansową, prowadząc do konieczności opóźnienia własnych zobowiązań czy w skrajnych przypadkach – do zamknięcia działalności. Problem ten dotyczy w szczególności freelancerów i mikrofirm, których pozycja negocjacyjna jest słabsza, a kontrahenci nie zawsze traktują ich jako równorzędnych partnerów.
Asymetria pozycji wobec większych kontrahentów
W relacjach z dużymi firmami, korporacjami czy zagranicznymi klientami, mały przedsiębiorca lub freelancer znajduje się często w pozycji znacznie słabszej. Dotyczy to zarówno fazy negocjacji umowy, gdzie standardowe wzorce narzucane są przez większego kontrahenta, jak i późniejszego etapu rozwiązywania sporów. MŚP i freelancerzy często obawiają się, że zbyt stanowcze dochodzenie swoich praw popsuje relacje handlowe i pozbawi ich kolejnych zleceń.
Dlaczego przedsiębiorcy rezygnują z dochodzenia swoich praw?
Pomimo że przepisy prawa przewidują szereg instrumentów pozwalających na dochodzenie należności, w praktyce wielu właścicieli małych i średnich firm oraz freelancerów w ogóle nie decyduje się na skierowanie sprawy na drogę formalną. Dotyczy to zwłaszcza sporów o mniejsze kwoty oraz sporów transgranicznych. Wynika to z kilku głównych powodów, które można podzielić na bariery krajowe i bariery transgraniczne.
Bariery krajowe
Koszty postępowań sądowych
Dla małego przedsiębiorcy koszty wszczęcia sprawy sądowej (opłata od pozwu, honoraria pełnomocników, ewentualne zaliczki na biegłych) często są zbyt wysokie w relacji do wartości samego roszczenia. Dodatkowo istnieje ryzyko, że w przypadku przegranej będzie musiał pokryć także koszty strony przeciwnej.
Długi czas trwania postępowań
Postępowania gospodarcze w wielu krajach UE, w tym także w Polsce, potrafią trwać latami. Dla MŚP oczekiwanie 2-3 lata na prawomocny wyrok może być nieakceptowalne z uwagi na potrzebę szybkiego odzyskania środków.
Niepewność skutecznej egzekucji
Samo uzyskanie wyroku to dopiero początek. Wiele firm ma negatywne doświadczenia z egzekucją komorniczą – dłużnicy bywają niewypłacalni, ukrywają majątek albo procedury ciągną się miesiącami bez efektu. To odstrasza od podejmowania działań prawnych.
Bariery transgraniczne
Różnice prawne i proceduralne
Przedsiębiorcy często nie wiedzą, jaki sąd jest właściwy ani jakie prawo będzie miało zastosowanie do sporu z zagranicznym kontrahentem. Obawiają się też, że zostaną pozwani w innym kraju, co wiązałoby się z dodatkowymi kosztami.
Bariery językowe i kulturowe
Konieczność prowadzenia sprawy w obcym języku, tłumaczenia dokumentów, a także różnice w sposobie działania wymiaru sprawiedliwości w innych państwach członkowskich UE zniechęcają do podejmowania kroków formalnych.
Dodatkowe koszty i skomplikowana logistyka
Sprawa transgraniczna najczęściej wymaga zaangażowania lokalnego prawnika, a także poniesienia kosztów tłumaczeń uwierzytelnionych i opłat zagranicznych. Często przewyższają one wartość samego sporu.
Obawa o relacje biznesowe
Na to wszystko nakłada się jeszcze jeden czynnik: przedsiębiorcy boją się, że stanowcze działania prawne doprowadzą do pogorszenia relacji z kontrahentem i zamkną im drogę do przyszłych zamówień. W branżach kreatywnych i usługowych, opartych na rekomendacjach, bywa to poważny hamulec psychologiczny przed egzekwowaniem swoich praw.
Narzędzia prawne ułatwiające dochodzenie roszczeń w UE
Z uwagi na bariery, z jakimi zmagają się przedsiębiorcy w sporach transgranicznych, Unia Europejska stworzyła specjalne mechanizmy prawne, które mają ułatwiać dochodzenie roszczeń w obrocie międzynarodowym oraz zwiększać pewność prawną w relacjach gospodarczych. Dzięki nim małym i średnim przedsiębiorcom oraz freelancerom łatwiej jest dochodzić należności w stosunkowo szybki i sformalizowany sposób.
Europejski nakaz zapłaty (ENZ)
Jest to uproszczone postępowanie sądowe, umożliwiające wierzycielowi uzyskanie tytułu wykonawczego w sprawach transgranicznych dotyczących roszczeń pieniężnych.
Najważniejsze cechy:
- dotyczy roszczeń transgranicznych w sprawach cywilnych i handlowych (np. niezapłacone faktury),
- procedura odbywa się w dużej mierze na piśmie, przy użyciu standardowych formularzy,
- pozwany może wnieść sprzeciw w terminie 30 dni od doręczenia nakazu – wówczas sprawa trafia do zwykłego trybu postępowania,
- jeśli pozwany nie wniesie sprzeciwu, nakaz staje się automatycznie wykonalny w całej UE bez potrzeby przeprowadzania dodatkowego postępowania o uznanie.
Dzięki ENZ można uniknąć kosztownych procesów o uznanie wyroku w innym kraju UE (dawne exequatur).
Europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń
To narzędzie przeznaczone jest dla spraw o stosunkowo niewielkiej wartości przedmiotu sporu (obecnie do 5 000 EUR).
Główne zalety:
- ujednolicony formularz pozwu dla całej UE,
- uproszczone postępowanie dowodowe (często bez rozprawy, np. w trybie pisemnym lub online),
- wyrok wydany w tym trybie jest automatycznie wykonalny w innym państwie UE, bez potrzeby wszczynania odrębnego postępowania o uznanie,
- pozwala zaoszczędzić czas i koszty, szczególnie w sporach o niezapłacone faktury, honoraria czy inne drobne należności.
Rozporządzenie Bruksela I bis
To kluczowy akt prawa unijnego regulujący kwestie jurysdykcji oraz uznawania i wykonywania orzeczeń sądowych w sprawach cywilnych i handlowych.
Co zapewnia?
- określa, który sąd w UE jest właściwy do rozpoznania sprawy (zasady ogólne i szczególne),
- znosi obowiązek przeprowadzania dodatkowego postępowania o uznanie wyroku w innym państwie członkowskim (exequatur) – wyrok wydany w jednym państwie UE co do zasady od razu może być wykonany w innym.
ADR i ODR – alternatywne sposoby rozwiązywania sporów
Mediacje i arbitraż
Coraz częściej wykorzystywane są mediacje (w tym transgraniczne) oraz postępowania arbitrażowe, które mogą być szybsze i bardziej elastyczne niż postępowania sądowe.
ODR – platforma internetowa Komisji Europejskiej
W sporach konsumenckich działa internetowa platforma ODR (Online Dispute Resolution), która w niektórych sytuacjach bywa także wykorzystywana przez mikroprzedsiębiorców, np. prowadzących sprzedaż B2C w internecie.
Znaczenie wyboru prawa i sądu w umowie
Niezależnie od powyższych instrumentów, już na etapie podpisywania kontraktu przedsiębiorcy mogą znacznie ułatwić sobie ewentualne dochodzenie roszczeń w przyszłości:
- wprowadzając klauzulę wyboru prawa (np. „umowa podlega prawu polskiemu”),
- ustalając właściwość sądu (np. „spory będą rozstrzygane przez sąd w Warszawie”),
- przewidując arbitraż lub mediację.
Takie postanowienia znacznie zmniejszają późniejsze spory o jurysdykcję oraz pozwalają uniknąć kosztownych postępowań ustalających, gdzie należy prowadzić proces.
Praktyczne rekomendacje dla MŚP i freelancerów
Mimo licznych barier w dochodzeniu roszczeń, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz freelancerzy mogą znacząco ograniczyć ryzyka prawne i zwiększyć szanse na skuteczne odzyskanie należności. Wymaga to jednak odpowiedniego przygotowania — już na etapie zawierania umowy, jak i w późniejszym monitorowaniu realizacji kontraktu. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych wskazówek.
Dobrze przygotowane umowy
- Klauzule o prawie właściwym i sądzie właściwym
W umowach z zagranicznymi kontrahentami warto jasno określić, jakie prawo będzie stosowane do umowy i który sąd będzie właściwy do rozstrzygania sporów. Ułatwia to i przyspiesza ewentualne postępowanie. - Postanowienia o karach umownych i odsetkach
Wskazanie konkretnych sankcji za opóźnienia w płatnościach może działać prewencyjnie i zwiększyć dyscyplinę płatniczą kontrahenta. - Dokładne określenie świadczeń i terminów
Im precyzyjniej określony jest przedmiot umowy (co, kiedy i jak ma być dostarczone), tym łatwiej udowodnić później naruszenie zobowiązań.
Ubezpieczenie ochrony prawnej
Na rynku dostępne są polisy dla firm, które obejmują koszty ewentualnych sporów sądowych (opłaty sądowe, honoraria prawników). Dla MŚP i freelancerów to sposób na zmniejszenie finansowej bariery wejścia w proces.
Stała współpraca z prawnikiem
- Nawet jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia prawnika na etacie, warto korzystać z obsługi kancelarii w formule abonamentowej lub godzinowej.
- Dzięki temu możliwe jest bieżące konsultowanie umów i szybkie reagowanie na sygnały o problemach.
Monitorowanie należności i szybka reakcja
- Ważne jest regularne monitorowanie terminów płatności i szybkie wysyłanie wezwań do zapłaty. Im dłużej czeka się z reakcją, tym mniejsze są szanse na odzyskanie długu.
- W relacjach transgranicznych opłaca się korzystać z międzynarodowych firm windykacyjnych, które znają lokalne przepisy i procedury.
Rozważanie mediacji lub arbitrażu
- Mediacja pozwala często na szybsze i mniej kosztowne rozwiązanie sporu, a dodatkowo pomaga zachować relacje biznesowe.
- Dla większych kontraktów zagranicznych dobrym rozwiązaniem może być zapis na sąd arbitrażowy (np. przy międzynarodowych izb handlowych), który zapewnia sprawniejsze i bardziej neutralne postępowanie.
Budowanie świadomości prawnej w firmie
- Nawet mała firma powinna zadbać o podstawowe procedury weryfikacji kontrahentów (np. sprawdzanie rejestrów i certyfikatów), gromadzenie dokumentacji (umowy, potwierdzenia odbioru) oraz szkolenie pracowników w zakresie podstaw prawa umów i egzekwowania należności.
Sektor małych i średnich przedsiębiorstw oraz freelancerów to filar europejskiej gospodarki, a jednak to właśnie te podmioty najczęściej napotykają istotne bariery w dochodzeniu swoich praw w relacjach biznesowych. Problemy z odzyskiwaniem należności – zarówno w kraju, jak i w obrocie transgranicznym – mają daleko idące skutki: pogarszają płynność finansową firm, zwiększają zatory płatnicze w całej gospodarce i podkopują wzajemne zaufanie uczestników rynku.
Z doświadczeń praktycznych oraz badań wynika, że wielu przedsiębiorców w ogóle nie decyduje się na formalne dochodzenie roszczeń. Powodem są wysokie koszty, długi czas trwania postępowań, niepewność co do skuteczności egzekucji, a w przypadku sporów międzynarodowych – dodatkowo zawiłości proceduralne i językowe.
Na szczęście w ramach Unii Europejskiej funkcjonuje już szereg mechanizmów ułatwiających dochodzenie roszczeń w sprawach transgranicznych, takich jak Europejski nakaz zapłaty czy Europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń. Pozwalają one znacznie uprościć i przyspieszyć odzyskanie należności w innym państwie członkowskim.
Nie zmienia to jednak faktu, że dla MŚP i freelancerów kluczowe pozostaje odpowiednie zabezpieczenie się już na etapie zawierania umowy, a także budowanie wewnętrznej świadomości prawnej i wdrożenie praktycznych procedur monitorowania należności. Ostatecznie to proaktywne działania — od weryfikacji kontrahenta po starannie skonstruowane klauzule umowne — mogą w największym stopniu ograniczyć ryzyko kosztownych i długotrwałych sporów.
Jednocześnie w skali europejskiej potrzebne są dalsze inicjatywy upraszczające transgraniczne dochodzenie roszczeń i wspierające małe firmy w korzystaniu z przysługujących im praw. Tylko w ten sposób możliwe będzie realne wzmocnienie pozycji MŚP i freelancerów na jednolitym rynku europejskim.
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą — niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem start-upu czy średnim przedsiębiorcą — i potrzebujesz pomocy w zabezpieczeniu swoich interesów, dochodzeniu należności lub rozwiązaniu sporu z kontrahentem, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią Adwokaci Warszawa. Dzięki połączeniu wieloletniego doświadczenia prawników procesowych z nowoczesnymi rozwiązaniami prawnymi opartymi na sztucznej inteligencji, którą na co dzień wdrażamy w analizie dokumentów i danych, jesteśmy w stanie działać szybciej i jeszcze skuteczniej. Skontaktuj się z nami, aby omówić Twoją sprawę i wspólnie wybrać najlepszą strategię prawną dla Twojego biznesu.
Autor: Bruno Antoni Ewertyński
Korekta: ChatGPT
Grafkia: ChatGPT