Z dniem 30 września 2025 r. upływa okres, w którym na mocy przepisów szczególnych pobyt obywateli Ukrainy w Polsce jest uznawany za legalny, niezależnie od innych tytułów pobytowych. Przedłużenie tego rozwiązania wymaga przyjęcia nowej ustawy przez rząd i parlament. Jeżeli odpowiednie przepisy nie zostaną uchwalone, wielu cudzoziemców może utracić prawo do dalszego legalnego przebywania w Polsce, a co za tym idzie – także do legalnej pracy. Z perspektywy pracodawców oznacza to konieczność wzmożonej weryfikacji dokumentów pobytowych zatrudnianych osób już teraz, aby uniknąć ryzyka odpowiedzialności za powierzenie pracy cudzoziemcowi nieuprawnionemu do wykonywania zatrudnienia.
Podstawa prawna obecnych regulacji
Status prawny pobytu obywateli Ukrainy w Polsce został uregulowany przede wszystkim w ustawie z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tzw. specustawa). Akt ten wprowadził rozwiązanie szczególne, zgodnie z którym pobyt obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r., jest uznawany za legalny przez określony w ustawie czas, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń wizowych czy pobytowych.
Kolejne nowelizacje specustawy stopniowo wydłużały ten okres legalności pobytu, wprowadzając także rozwiązania szczegółowe, m.in. dotyczące rejestracji w systemie PESEL ze statusem „UKR”, dostępu do rynku pracy, świadczeń socjalnych czy opieki zdrowotnej. Kluczowe znaczenie ma tu zasada, że prawo do legalnego wykonywania pracy jest ściśle powiązane z legalnością pobytu – wygaszenie szczególnych przepisów automatycznie przekłada się więc na utratę prawa do zatrudnienia.
W aktualnym stanie prawnym okres ten kończy się 30 września 2025 r., a dalsze obowiązywanie regulacji zależy od przyjęcia przez ustawodawcę kolejnej nowelizacji bądź nowej ustawy przedłużającej dotychczasowe rozwiązania.
Obowiązki pracodawców
Na pracodawcach zatrudniających cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy, spoczywa obowiązek każdorazowej weryfikacji legalności pobytu oraz prawa do wykonywania pracy. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia dokumentów pobytowych przed zawarciem umowy, a następnie monitorowania, czy w trakcie trwania zatrudnienia pracownik nie utracił podstawy prawnej do pobytu.
Brak zachowania należytej staranności w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Powierzenie pracy osobie przebywającej w Polsce nielegalnie stanowi naruszenie przepisów ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium RP. Sankcje obejmują zarówno grzywny, jak i – w przypadku uporczywego naruszania prawa – odpowiedzialność karną.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy szczególnie istotne jest zrozumienie, że legalność pracy cudzoziemca nie wynika wyłącznie z samego faktu podpisania umowy czy posiadania numeru PESEL. Jeżeli wygasa podstawa pobytowa, automatycznie wygasa również prawo do legalnego zatrudnienia. Dlatego wielu prawników rekomenduje, aby już na etapie września 2025 r. pracodawcy aktywnie monitorowali status swoich pracowników – zwłaszcza w sytuacji braku pewności, czy ustawodawca zdąży przyjąć nowe regulacje.
Scenariusze po 30 września 2025 r.
W perspektywie najbliższych tygodni kluczowe znaczenie będzie miało to, czy ustawodawca uchwali przepisy przedłużające szczególny reżim pobytowy dla obywateli Ukrainy. Możliwe są trzy główne scenariusze:
Przedłużenie regulacji
– najbardziej prawdopodobny wariant, zakładający przyjęcie nowelizacji lub nowej ustawy, która przedłuży legalność pobytu oraz prawo do pracy obywateli Ukrainy w Polsce na kolejne miesiące. W takim przypadku dotychczasowy mechanizm będzie funkcjonował nadal, a pracodawcy zachowają względną pewność zatrudnienia.
Brak przedłużenia
– w razie niewydania nowych przepisów z dniem 1 października 2025 r. pobyt wielu obywateli Ukrainy stanie się nielegalny, co automatycznie pozbawi ich prawa do wykonywania pracy. Dla pracodawców oznacza to ryzyko natychmiastowego naruszenia prawa w przypadku dalszego powierzania zatrudnienia osobom bez ważnego tytułu pobytowego.
Konieczność posiadania alternatywnych tytułów pobytowych
– aby zabezpieczyć ciągłość zatrudnienia, cudzoziemcy mogą ubiegać się o inne formy legalizacji pobytu, takie jak: zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, zezwolenie na pobyt czasowy z tytułu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. Blue Card), czy wiza krajowa. W praktyce oznacza to jednak konieczność wcześniejszego złożenia wniosku i oczekiwania na decyzję organów administracyjnych, co bywa procesem czasochłonnym.
Wszystkie powyższe warianty wymagają od pracodawców bieżącego monitorowania sytuacji prawnej i przygotowania się na dynamiczne zmiany, które mogą nastąpić wraz z upływem 30 września 2025 r.
Rekomendacje dla przedsiębiorców
W obliczu niepewności legislacyjnej pracodawcy powinni podjąć działania prewencyjne, które pozwolą zminimalizować ryzyko związane z potencjalnym wygaśnięciem szczególnych regulacji po 30 września 2025 r.:
Weryfikacja dokumentów pobytowych
– należy sprawdzić, czy zatrudnieni obywatele Ukrainy posiadają ważne tytuły pobytowe, a także monitorować ich daty ważności.
Wsparcie pracowników w procesach legalizacyjnych
– przedsiębiorcy mogą ułatwiać składanie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, wizę krajową czy inne formy pobytu, aby uniknąć przerwy w zatrudnieniu.
Stały monitoring zmian prawnych
– rekomendowane jest śledzenie komunikatów rządowych, projektów ustaw i publikacji w Dzienniku Ustaw, aby szybko reagować na zmiany.
Konsultacje z prawnikami i doradcami ds. cudzoziemców
– fachowa pomoc może przyspieszyć procesy administracyjne i uchronić pracodawcę przed błędami skutkującymi sankcjami.
Opracowanie scenariuszy awaryjnych
– warto przygotować plan działania na wypadek, gdyby nowe przepisy nie zostały uchwalone na czas, np. poprzez przesunięcie części zadań lub reorganizację zatrudnienia.
Wdrożenie powyższych działań pozwoli przedsiębiorcom zachować ciągłość biznesową, a jednocześnie zminimalizować ryzyko prawne związane z ewentualnym brakiem przedłużenia legalności pobytu obywateli Ukrainy.
Zbliżający się termin 30 września 2025 r. stanowi istotny moment zarówno dla obywateli Ukrainy, jak i dla ich pracodawców w Polsce. Legalność pracy cudzoziemców jest bowiem nierozerwalnie związana z legalnością pobytu, a ewentualne opóźnienie w uchwaleniu nowych przepisów może prowadzić do natychmiastowych i poważnych konsekwencji prawnych.
Pracodawcy, aby zminimalizować ryzyka, powinni już teraz wdrożyć procedury stałej weryfikacji dokumentów pobytowych, monitorować proces legislacyjny oraz wspierać pracowników w uzyskaniu alternatywnych tytułów pobytowych. Tylko takie podejście pozwoli na zachowanie bezpieczeństwa prawnego i biznesowego w obliczu dynamicznie zmieniających się regulacji.
Ostateczny kształt sytuacji zależy od decyzji ustawodawcy w najbliższych tygodniach. Do tego czasu odpowiedzialni przedsiębiorcy powinni działać tak, jakby najgorszy scenariusz – brak przedłużenia regulacji – mógł się ziścić, przygotowując się tym samym na każdy możliwy wariant.
W obliczu zbliżającego się terminu 30 września 2025 r. oraz niepewności co do dalszych regulacji, przedsiębiorcy i obywatele Ukrainy mogą potrzebować indywidualnego wsparcia prawnego. Kancelaria Adwokaci Warszawa oferuje kompleksową pomoc w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, doradztwa dla pracodawców oraz reprezentacji w postępowaniach administracyjnych. Zachęcamy do kontaktu – wspólnie wypracujemy rozwiązania, które zapewnią bezpieczeństwo prawne i ciągłość zatrudnienia w Państwa firmie.
Autor: Bruno Antoni Ewertyński
Korekta: ChatGPT
Grafkia: ChatGPT