W dobie dynamicznej cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości coraz większe znaczenie zyskują kwestie pozornie techniczne, które w praktyce okazują się kluczowe dla skutecznego wykonywania zawodu zaufania publicznego. Jednym z takich problemów, do niedawna pomijanego w debacie legislacyjnej, jest brak numerów PESEL w oficjalnym rejestrze rzeczników patentowych prowadzonym przez Urząd Patentowy RP. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać drobnym niedopatrzeniem natury administracyjnej, w rzeczywistości ma ono istotne konsekwencje praktyczne – zwłaszcza w zakresie dostępu rzeczników patentowych do portalu informacyjnego sądów oraz elektronicznego obiegu korespondencji.
Problem ten, jak wskazuje samorząd rzeczników patentowych, jest sygnalizowany od lat, jednak dopiero ostatnie prace legislacyjne w Senacie ujawniły gotowość ustawodawcy do zajęcia się tą kwestią. Tymczasem rzecznicy, mimo posiadania pełnomocnictw i uprawnień procesowych, w wielu przypadkach pozostają wyłączeni z systemów informatycznych, z których na co dzień korzystają adwokaci, radcowie prawni czy komornicy. Efektem jest nie tylko praktyczna dyskryminacja tej grupy zawodowej, ale również realne zagrożenie dla praw procesowych stron reprezentowanych przez rzeczników patentowych.
Rejestry zawodów zaufania publicznego – rola i funkcja
Oficjalne rejestry zawodowe pełnią kluczową funkcję w systemie prawnym i administracyjnym państwa. Stanowią one nie tylko potwierdzenie uprawnień do wykonywania określonego zawodu zaufania publicznego, ale także służą identyfikacji tych osób w kontaktach z sądami, organami administracji publicznej czy innymi instytucjami. Rejestry te – prowadzone m.in. dla adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych czy komorników – zawierają zestandaryzowany zestaw danych, który umożliwia jednoznaczne przypisanie danej osoby do jej tożsamości prawnej i zawodowej.
Jednym z kluczowych elementów identyfikujących osobę fizyczną w systemach państwowych jest numer PESEL. Jego obecność w rejestrach zawodowych umożliwia skuteczne logowanie do systemów teleinformatycznych, takich jak portal informacyjny sądów, a także elektroniczne doręczenia pism procesowych. PESEL jest też powszechnie wykorzystywany w systemach bezpieczeństwa i uwierzytelniania tożsamości.
W przypadku rzeczników patentowych sytuacja wygląda odmiennie. Choć rejestr tej grupy zawodowej jest prowadzony przez Urząd Patentowy RP i publicznie dostępny, nie zawiera on numerów PESEL wpisanych osób. W praktyce oznacza to, że rzecznik patentowy – mimo posiadania ustawowych uprawnień do występowania przed sądami cywilnymi i administracyjnymi – nie może zostać zidentyfikowany przez systemy informatyczne wykorzystywane przez sądy jako osoba uprawniona do odbioru korespondencji elektronicznej.
Dla porównania, rejestry prowadzone przez Naczelną Radę Adwokacką czy Krajową Izbę Radców Prawnych zawierają dane pozwalające sądom na jednoznaczną identyfikację pełnomocnika profesjonalnego, w tym właśnie numer PESEL. Umożliwia to tworzenie powiązań między osobą wykonującą zawód a kontem w portalu sądowym i usprawnia komunikację elektroniczną z sądem.
Brak analogicznych rozwiązań w przypadku rzeczników patentowych ujawnia nierówność systemową, która – choć nie wynika z woli ustawodawcy – realnie wpływa na ograniczenie ich funkcji procesowych w warunkach współczesnego, cyfrowego postępowania sądowego.
Obowiązki identyfikacyjne w kontekście e-komunikacji z sądami
W ostatnich latach cyfryzacja postępowań sądowych znacznie przyspieszyła. Jednym z jej fundamentów jest portal informacyjny sądów powszechnych, który umożliwia dostęp do akt sprawy, przeglądanie dokumentów oraz odbieranie pism sądowych drogą elektroniczną. Aby jednak profesjonalny pełnomocnik mógł korzystać z tego systemu, musi zostać jednoznacznie zidentyfikowany – zarówno przez sąd, jak i przez sam system informatyczny. Kluczową rolę odgrywa tu numer PESEL, który jest podstawowym identyfikatorem osób fizycznych w krajowym obiegu prawnym i technologicznym.
W przypadku adwokatów, radców prawnych czy doradców podatkowych, identyfikacja ta nie nastręcza trudności – ich dane, w tym PESEL, znajdują się w oficjalnych rejestrach zawodowych dostępnych dla organów państwowych. Dzięki temu sądy mogą przypisać określone konto w portalu informacyjnym do konkretnej osoby wykonującej zawód zaufania publicznego, a systemy elektroniczne pozwalają na bezpieczne doręczanie pism.
Brak numeru PESEL w rejestrze rzeczników patentowych powoduje, że system nie jest w stanie jednoznacznie powiązać danej osoby z konkretnym kontem użytkownika. W efekcie rzecznik patentowy, nawet jeśli formalnie reprezentuje stronę w postępowaniu, nie może skutecznie uzyskać dostępu do elektronicznych akt sprawy ani odebrać pism doręczanych przez sąd przez portal informacyjny. Problem ten ma charakter zarówno techniczny, jak i prawny – bez numeru PESEL nie da się zbudować cyfrowego zaufania, które umożliwia zautomatyzowaną obsługę doręczeń i komunikacji.
Tym samym rzecznik patentowy znajduje się w sytuacji, w której jego zawodowy status nie jest respektowany przez system elektronicznej komunikacji sądowej, mimo że posiada on ustawowe uprawnienia do występowania przed sądami cywilnymi i administracyjnymi. Powoduje to poważne trudności praktyczne, których konsekwencje rozpatrzymy szerzej w kolejnym punkcie.
Skutki praktyczne dla rzeczników patentowych
Brak numeru PESEL w oficjalnym rejestrze rzeczników patentowych niesie za sobą poważne konsekwencje praktyczne, które bezpośrednio wpływają na możliwość wykonywania zawodu oraz skuteczność reprezentowania klientów przed sądami i organami administracyjnymi.
Utrudniony dostęp do portalu informacyjnego sądów
Rzecznicy patentowi, mimo ustawowych uprawnień do występowania przed sądami cywilnymi i administracyjnymi, nie mogą w praktyce korzystać z portalu informacyjnego sądów powszechnych. Brak numeru PESEL uniemożliwia im przejście procesu rejestracji oraz weryfikacji tożsamości w systemie. Oznacza to, że nie mają dostępu do akt sprawy online, nie mogą monitorować terminów ani odbierać elektronicznie doręczanych dokumentów.
Problemy z odbiorem korespondencji sądowej
Jednym z głównych celów cyfryzacji postępowań było przyspieszenie doręczeń. Jednak rzecznicy patentowi, wyłączeni z tego systemu, są skazani na tradycyjne formy doręczeń (papierowe), co wydłuża czas reakcji i zwiększa ryzyko pomyłek lub przeoczenia ważnych terminów. To z kolei może prowadzić do naruszenia interesu klienta, np. przez niezłożenie odpowiedzi na pismo sądu w odpowiednim terminie.
Ograniczenie w wykonywaniu obowiązków zawodowych
W praktyce powoduje to powstanie swoistej dyskryminacji proceduralnej – rzecznik patentowy nie ma takich samych narzędzi pracy, jak inne zawody prawnicze. Choć posiada pełne uprawnienia procesowe, jego możliwości komunikacyjne i organizacyjne są istotnie ograniczone. W skrajnych przypadkach może to wpływać na skuteczność reprezentacji procesowej.
Zagrożenie dla praw procesowych stron
Skutki tej sytuacji wykraczają poza samych rzeczników. To klienci ponoszą realne ryzyko procesowe, jeśli ich pełnomocnik nie jest w stanie sprawnie odbierać korespondencji, monitorować akt sprawy czy terminowo reagować na działania sądu lub przeciwnika procesowego. W tym kontekście brak odpowiedniej regulacji może stanowić naruszenie konstytucyjnych praw obywatela – w tym prawa do sądu, prawa do obrony oraz zasady równości stron w postępowaniu.
Marginalizacja zawodu w obszarze sądownictwa
W dłuższej perspektywie brak integracji rzecznika patentowego z cyfrowymi systemami sądowymi może prowadzić do jego stopniowego wypychania z postępowań sądowych. Klienci mogą zacząć unikać korzystania z usług rzecznika, wiedząc, że nie dysponuje on pełnym zakresem narzędzi dostępnych np. dla adwokata czy radcy prawnego.
Podsumowując, skutki braku numeru PESEL w rejestrze rzeczników patentowych są poważne i systemowe. Nie chodzi wyłącznie o komfort zawodowy, lecz o realną zdolność do pełnienia funkcji procesowej w warunkach nowoczesnego, elektronicznego wymiaru sprawiedliwości.
Analiza stanu prawnego i legislacyjnego
Podstawą funkcjonowania zawodu rzecznika patentowego w Polsce jest ustawa z dnia 11 kwietnia 2001 r. – Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 135 z późn. zm.). To właśnie ten akt prawny reguluje zarówno zakres uprawnień zawodowych, jak i sposób prowadzenia listy rzeczników patentowych, którą administruje Urząd Patentowy RP. Ustawa nie przewiduje jednak obowiązku zamieszczania numeru PESEL w wykazie publicznym, co prowadzi do omawianego problemu.
Brak wymogu ujawniania PESEL w ustawie
Zgodnie z art. 275 ust. 2 Prawa własności przemysłowej, lista rzeczników patentowych zawiera dane takie jak imię, nazwisko, adres i numer wpisu, ale nie wskazuje wprost numeru PESEL jako wymaganej informacji. Co istotne, ustawa również nie zakazuje jego przetwarzania – brak ten jest więc raczej wynikiem niedoprecyzowania, a nie świadomego wykluczenia.
Ochrona danych osobowych – bariera czy wymówka?
Jednym z argumentów przeciwko publikowaniu numerów PESEL w rejestrach publicznych bywa powoływanie się na przepisy RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679). Choć PESEL należy do kategorii danych osobowych, w przypadku zawodów zaufania publicznego dopuszcza się przetwarzanie tych danych w rejestrach publicznych, jeśli ma to uzasadnienie prawne i cel służący interesowi publicznemu (np. dostęp sądów do informacji identyfikacyjnych). Przykłady adwokatów, radców prawnych czy komorników pokazują, że numer PESEL może być bezpiecznie przetwarzany i udostępniany odpowiednim instytucjom.
Stanowisko samorządu rzeczników patentowych
Krajowa Rada Rzeczników Patentowych wielokrotnie sygnalizowała problem braku numerów PESEL w rejestrze, wskazując na jego konsekwencje dla dostępu do portalu informacyjnego sądów oraz możliwości odbioru elektronicznej korespondencji. Postulaty te były jednak dotąd ignorowane przez ustawodawcę lub pozostawiane bez reakcji. Wskazuje to na brak systemowego podejścia do cyfryzacji wszystkich zawodów prawniczych, mimo rosnącej roli e-komunikacji w postępowaniach.
Interwencja Senatu – pierwszy krok ku zmianie
Dopiero w toku najnowszych prac legislacyjnych w Senacie (np. przy okazji nowelizacji przepisów dot. postępowania cywilnego czy funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości) pojawiła się inicjatywa dostrzeżenia tej luki prawnej. Choć zmiany te nie były pierwotnie ukierunkowane na rzeczników patentowych, to jednak komisje senackie – w porozumieniu z przedstawicielami samorządu zawodowego – podjęły temat uzupełnienia rejestru o numer PESEL jako warunku faktycznego korzystania z e-komunikacji z sądami.
Potencjał zmiany legislacyjnej
Z punktu widzenia legislatora, wystarczające byłoby wprowadzenie nowelizacji art. 275 Prawa własności przemysłowej, która zobowiązywałaby rzecznika do podania numeru PESEL przy wpisie na listę oraz upoważniała Urząd Patentowy do przetwarzania tych danych. Umożliwiłoby to zarówno weryfikację tożsamości, jak i integrację z systemami sądowymi, bez konieczności udostępniania numeru PESEL w ogólnodostępnej części rejestru (wystarczyłby dostęp techniczny dla sądów i systemów państwowych).
Obecny stan prawny – choć nie wyklucza takich zmian – w praktyce powoduje systemowe ograniczenie rzecznika patentowego w dostępie do elektronicznych narzędzi komunikacji sądowej. Interwencja legislacyjna wydaje się nie tylko możliwa, ale i pilnie potrzebna w świetle zasady równego traktowania zawodów zaufania publicznego.
Propozycje rozwiązań
Rozwiązanie problemu braku numerów PESEL w rejestrze rzeczników patentowych nie wymaga gruntownej reformy prawa, lecz precyzyjnej, technicznej nowelizacji. Kluczowe jest uzyskanie przez sądy i systemy teleinformatyczne dostępu do danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację zawodowego pełnomocnika. Można to osiągnąć na kilka sposobów – od najprostszych, legislacyjnych korekt, po bardziej złożone zmiany systemowe.
Nowelizacja ustawy – Prawo własności przemysłowej
Najbardziej oczywiste i proporcjonalne rozwiązanie to nowelizacja art. 275 ustawy – Prawo własności przemysłowej, polegająca na:
- dodaniu numeru PESEL do zakresu danych zbieranych przy wpisie na listę rzeczników patentowych,
- ustanowieniu podstawy prawnej dla Urzędu Patentowego do przetwarzania tych danych,
- dopuszczeniu udostępniania numerów PESEL sądom oraz systemom informatycznym administracji publicznej (w trybie ograniczonego dostępu, bez publikacji w części jawnej rejestru).
Taka zmiana wymagałaby jedynie precyzyjnego wyważenia między interesem publicznym a ochroną danych osobowych, zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzania zawartą w RODO.
Techniczne rozszerzenie zakresu rejestru bez zmiany ustawy
Alternatywnie, jeżeli ustawodawca nie zdecyduje się na nowelizację ustawy, możliwe byłoby wprowadzenie zmiany w drodze aktu wykonawczego (rozporządzenia) określającego zakres danych gromadzonych w rejestrze, o ile ustawa daje odpowiednią delegację. Takie podejście pozwalałoby uniknąć procesu ustawodawczego, choć może być bardziej podatne na zarzuty dotyczące braku podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.
Umożliwienie uwierzytelniania przez Profil Zaufany lub e-ID
Rozwiązanie systemowe mogłoby polegać na powiązaniu konta rzecznika patentowego z jego Profilem Zaufanym, e-Dowodem lub certyfikatem kwalifikowanym. Taka forma identyfikacji – niezależna od publicznego rejestru – pozwalałaby systemowi sądowemu rozpoznać daną osobę na podstawie cyfrowego podpisu lub logowania zaufanego, bez konieczności wpisu PESEL w rejestrze zawodowym.
To rozwiązanie miałoby dodatkową zaletę: zwiększenie bezpieczeństwa i elastyczności identyfikacji pełnomocników, choć jego wdrożenie wymagałoby integracji między systemami (np. S24, ePUAP, e-Do) oraz dostosowania portalu informacyjnego sądów.
Utworzenie centralnego rejestru pełnomocników profesjonalnych
Długofalowo warto rozważyć koncepcję centralnego rejestru pełnomocników zawodowych, obejmującego adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, doradców podatkowych i notariuszy. Taki rejestr – prowadzony np. przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub inny organ centralny – mógłby służyć jako jedno źródło danych identyfikacyjnych dla potrzeb systemów sądowych, z odpowiednim poziomem ochrony i dostępem tylko dla uprawnionych instytucji.
Rozwiązanie to zwiększałoby spójność cyfrową wymiaru sprawiedliwości i mogłoby wspierać inne procesy – np. elektroniczne pełnomocnictwa, integrację z sądami administracyjnymi czy przyszłe reformy e-akt.
Ujednolicenie standardów zawodów zaufania publicznego
Niezależnie od technicznego rozwiązania, konieczne jest przyjęcie jednolitych standardów identyfikacji zawodów zaufania publicznego w postępowaniach sądowych i administracyjnych. Oznacza to, że każdy zawód mający uprawnienia procesowe powinien być rozpoznawalny przez sądy w sposób cyfrowy i bezpośredni – czy to na podstawie PESEL, czy zaufanego certyfikatu.
Podsumowując, istnieje kilka realistycznych i prawnie dopuszczalnych ścieżek rozwiązania problemu. Najszybszą drogą wydaje się nowelizacja ustawy w celu uzupełnienia rejestru rzeczników patentowych o numer PESEL, ale warto też rozważyć szersze i bardziej systemowe zmiany, które zbliżyłyby status rzecznika patentowego do pozostałych zawodów prawniczych w sferze cyfrowej komunikacji z wymiarem sprawiedliwości.
Problem braku numerów PESEL w rejestrze rzeczników patentowych to przykład sytuacji, w której pozornie drugorzędny, techniczny szczegół prowadzi do poważnych konsekwencji systemowych. W praktyce wyklucza on rzecznika patentowego – mimo jego pełnych uprawnień procesowych – z elektronicznej komunikacji z sądami, uniemożliwia odbieranie e-doręczeń i dostęp do akt w portalu informacyjnym, a co za tym idzie – ogranicza jego skuteczność zawodową.
Nie chodzi tu wyłącznie o kwestię wygody czy formalnej równości – w istocie mamy do czynienia z realnym zagrożeniem dla prawa do sądu i prawa do obrony stron reprezentowanych przez rzeczników patentowych. Jeżeli pełnomocnik nie może terminowo odbierać korespondencji, nie ma bieżącego wglądu w akta sprawy ani możliwości szybkiego reagowania, to de facto zostaje pozbawiony narzędzi, które są dziś standardem w pracy każdego profesjonalnego pełnomocnika.
Analiza stanu prawnego pokazuje, że przyczyna problemu tkwi w braku odpowiedniego uregulowania ustawowego – ani obowiązek zgłaszania numeru PESEL, ani jego przetwarzanie przez Urząd Patentowy nie zostały wprost przewidziane w ustawie – Prawo własności przemysłowej. Choć powoływane są argumenty związane z ochroną danych osobowych, inne zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni) pokazują, że możliwe jest pogodzenie zasad RODO z efektywną identyfikacją pełnomocników.
Rozwiązanie jest możliwe i relatywnie proste – wymaga jedynie politycznej woli i technicznej nowelizacji ustawy, ewentualnie rozszerzenia rejestru w ramach szerszych reform cyfryzacyjnych. Proponowane zmiany są nie tylko uzasadnione praktycznie, ale również konieczne z punktu widzenia konstytucyjnych zasad równego traktowania, prawa do sądu oraz efektywności działania wymiaru sprawiedliwości.
W szerszym ujęciu, sprawa rzeczników patentowych pokazuje, że cyfryzacja sądownictwa musi uwzględniać wszystkie zawody prawnicze, nie tylko te najbardziej powszechne. Pominięcie jednej grupy zawodowej w dostępie do systemów elektronicznych tworzy nie tylko barierę techniczną, ale również nierówność prawną i instytucjonalną. W świecie, w którym sprawność komunikacji z sądem zależy od wpisu do rejestru i numeru PESEL, brak takich podstawowych danych staje się realnym wykluczeniem cyfrowym. A na to – zwłaszcza w kontekście profesjonalnych uczestników postępowań sądowych – nie powinno być już dziś miejsca.
Jeśli jesteś rzecznikiem patentowym lub reprezentujesz podmiot korzystający z usług rzecznika i napotkałeś problemy związane z dostępem do portalu informacyjnego sądów, e-doręczeniami lub innymi barierami techniczno-prawnymi, skontaktuj się z kancelarią Adwokaci Warszawa. Posiadamy doświadczenie w sprawach z pogranicza prawa procesowego i nowoczesnych technologii, a także w interwencjach legislacyjnych i systemowych. Pomożemy Ci zabezpieczyć interesy Twoje lub Twoich klientów oraz skutecznie dochodzić praw w warunkach zmieniającego się, cyfrowego wymiaru sprawiedliwości.
Autor: Bruno Antoni Ewertyński
Korekta: ChatGPT
Grafkia: ChatGPT