Dwustronna komunikacja elektroniczna – nowy standard postępowania

Jednym z centralnych elementów projektowanej nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego jest wprowadzenie obowiązku dwustronnej komunikacji elektronicznej pomiędzy sądem a profesjonalnymi uczestnikami postępowania, w szczególności adwokatami, radcami prawnymi i Prokuratorią Generalną. W założeniu zmiana ta ma przyspieszyć obieg dokumentów, uprościć procedury doręczeniowe oraz ograniczyć koszty administracyjne postępowania.

Zakres planowanej regulacji

Projekt przewiduje, że w relacji sąd–pełnomocnik procesowy (działający zawodowo) komunikacja będzie odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem specjalistycznych systemów teleinformatycznych – najprawdopodobniej platform takich jak Portal Informacyjny Sądów Powszechnych lub system e-Doręczeń. W praktyce oznacza to nie tylko możliwość składania pism procesowych drogą elektroniczną, ale również doręczanie orzeczeń, postanowień i wezwań przez sąd bez konieczności korzystania z tradycyjnej poczty.

Co istotne, nowelizacja nie obejmuje swoim zakresem osób fizycznych działających bez pełnomocnika, co świadczy o celowym ograniczeniu tej formy komunikacji do profesjonalistów. Projektodawcy uzasadniają to chęcią uniknięcia problemów wynikających z cyfrowego wykluczenia i braku odpowiedniego przygotowania technicznego po stronie obywateli.

Skutki praktyczne

Z perspektywy praktyki sądowej wprowadzenie obowiązku dwustronnej komunikacji elektronicznej może przynieść szereg pozytywnych efektów. Zmniejszenie liczby fizycznych doręczeń pozwoli przyspieszyć tok postępowań i zredukować opóźnienia wynikające z problemów logistycznych czy błędów w doręczaniu przesyłek. Sprawniejsze doręczenia to również większa przewidywalność dla stron i sądów.

Nie można jednak pominąć potencjalnych zagrożeń związanych z odpowiedzialnością za awarie techniczne, brakiem dostępności systemów lub błędami w obsłudze platform elektronicznych. Pojawia się pytanie, jak ustawodawca zamierza zabezpieczyć prawa strony w przypadku np. niedostarczenia wiadomości przez system lub trudności z jego obsługą – nawet w środowisku zawodowym, takie sytuacje nie są rzadkością.

Porównanie ze stanem obecnym

Choć obecnie wiele sądów dopuszcza elektroniczne składanie pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego lub ePUAP, praktyka ta nie ma jednolitego umocowania prawnego i wciąż dominuje forma papierowa. Nowelizacja ma na celu ustanowienie jednolitego, obowiązkowego standardu w całym kraju, eliminując uznaniowość i nierówności wynikające z różnic w lokalnej praktyce.

Zwiększenie dostępności wymiaru sprawiedliwości – rzeczywistość czy założenie?

Jednym z deklarowanych celów nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego jest poprawa dostępności wymiaru sprawiedliwości dla obywateli i profesjonalnych uczestników rynku prawnego. Argumentuje się, że cyfryzacja postępowania – w tym obowiązkowa komunikacja elektroniczna – przyczyni się do uproszczenia procedur, skrócenia czasu rozpatrywania spraw oraz obniżenia kosztów związanych z udziałem w postępowaniu. Warto jednak poddać te założenia krytycznej analizie.

Czy dostępność rzeczywiście wzrośnie?

Z pozoru wdrożenie nowoczesnych narzędzi teleinformatycznych powinno ułatwiać kontakt z sądem i czynić wymiar sprawiedliwości bardziej „przyjaznym” dla uczestników postępowania. Jednak projekt wprost przewiduje, że nowe rozwiązania będą dostępne wyłącznie dla profesjonalnych pełnomocników – a więc adwokatów, radców prawnych czy przedstawicieli Prokuratorii Generalnej. Strony działające samodzielnie, bez pełnomocnika, nie zostaną objęte systemem obowiązkowej komunikacji elektronicznej.

Tym samym powstaje wyraźna nierówność w dostępie do nowoczesnych środków proceduralnych. Osoby fizyczne i mikroprzedsiębiorcy, którzy często z przyczyn ekonomicznych rezygnują z pełnomocnika, pozostają przy tradycyjnym – wolniejszym i bardziej sformalizowanym – modelu korespondencji papierowej. Trudno zatem mówić o rzeczywistym zwiększeniu dostępności wymiaru sprawiedliwości w skali systemowej. Co więcej, takie rozróżnienie może zostać uznane za niekonstytucyjne, jeśli w praktyce prowadzić będzie do ograniczenia prawa do sądu jednej grupy uczestników procesu.

Koszty a dostępność – pozorna oszczędność?

Projektodawcy akcentują, że elektronizacja obiegu dokumentów obniży koszty postępowania. Z punktu widzenia sądu – z pewnością. Ograniczenie kosztów korespondencji, archiwizacji czy obsługi kancelarii sądowych to istotne oszczędności. Jednak z perspektywy profesjonalnych pełnomocników sytuacja jest bardziej złożona.

Obowiązek korzystania z określonych platform elektronicznych (często nieintuicyjnych lub niestabilnych technicznie), konieczność zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń (kwalifikowane podpisy elektroniczne, szyfrowanie, systemy backupowe) oraz potencjalna odpowiedzialność za błędy techniczne oznaczają dodatkowe obciążenia dla kancelarii. To może przełożyć się na wyższe koszty usług prawnych dla klientów, zwłaszcza tych najmniejszych.

W dłuższej perspektywie system elektroniczny może być tańszy – pod warunkiem, że będzie intuicyjny, stabilny i zintegrowany z już funkcjonującymi narzędziami. Obecnie jednak wiele rozwiązań teleinformatycznych w sądach wymaga istotnych ulepszeń, zanim będą mogły pełnić funkcję realnego narzędzia zwiększającego dostępność sądu.

Alternatywne metody rozwiązywania sporów – nowe podejście do mediacji

Wśród zapowiadanych zmian w Kodeksie postępowania cywilnego istotne miejsce zajmuje promocja alternatywnych metod rozwiązywania sporów (ADR), a w szczególności mediacji. Choć dotychczasowe przepisy już przewidywały możliwość i pewne mechanizmy kierowania stron do mediacji, projektowana nowelizacja ma na celu ich wzmocnienie i nadanie im bardziej praktycznego charakteru – w tym także w środowisku cyfrowym.

Wzmocnienie roli mediacji w sądach

Projekt nowelizacji zakłada rozszerzenie obowiązków informacyjnych sądu dotyczących mediacji, a także stworzenie bardziej przejrzystego modelu kierowania stron do procedury ugodowej. Może to przybrać formę:

• obowiązkowego pouczenia stron o możliwości skorzystania z mediacji już na wczesnym etapie postępowania,
• większego nacisku na analizę, czy dana sprawa nadaje się do mediacji (np. przez przewodniczącego składu sądzącego),
• aktywniejszej roli sądu w sugerowaniu mediacji przy sporach cywilnych o charakterze majątkowym.

Nowością może być również otwarcie się na możliwość prowadzenia mediacji zdalnie, z wykorzystaniem narzędzi do komunikacji online – co może uczynić tę formę bardziej dostępną i mniej kosztowną.

Elektronizacja mediacji – szansa czy ryzyko?

Wprowadzenie zdalnych form mediacji wydaje się naturalnym krokiem w kierunku cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości. Umożliwienie stronom prowadzenia negocjacji bez konieczności osobistego stawiennictwa w sądzie lub siedzibie mediatora może zwiększyć liczbę skutecznie zawartych ugód, szczególnie w sprawach gospodarczych.

Jednak, jak w przypadku każdej formy komunikacji elektronicznej, pojawiają się ryzyka:

• ograniczona kontrola nad przebiegiem mediacji i identyfikacją uczestników,
• trudności w zachowaniu poufności przy niewłaściwym zabezpieczeniu kanałów komunikacji,
• obawy co do skuteczności prowadzenia mediacji w sprawach o silnym ładunku emocjonalnym (np. rodzinnych) w formule zdalnej.

Warto zauważyć, że cyfrowe narzędzia mogą działać skutecznie jedynie tam, gdzie strony są w stanie z nich realnie skorzystać – co nie zawsze ma miejsce poza dużymi podmiotami gospodarczymi lub kancelariami.

Skuteczność mediacji – praktyka kontra założenia

Mimo licznych inicjatyw promujących mediację, jej rzeczywiste wykorzystanie w polskich sądach nadal pozostaje niewielkie. Dane statystyczne z ostatnich lat pokazują, że mediacja stanowi zaledwie margines ogólnej liczby zakończonych spraw cywilnych. Główne przyczyny to:

• niska świadomość prawna stron,
• brak zaufania do instytucji mediacji i jej bezstronności,
• niechęć sądów do aktywnego proponowania ugodowego rozwiązania sporu,
• niewystarczająca rola pełnomocników procesowych w promowaniu tej ścieżki.

Projekt nowelizacji może częściowo przeciwdziałać tym zjawiskom, ale jego skuteczność będzie zależała głównie od praktyki sądów oraz od kultury prawnej środowiska profesjonalnych pełnomocników. Bez ich rzeczywistego zaangażowania mechanizmy prawne pozostaną martwe.

Ograniczenie zmian do profesjonalnych pełnomocników – słuszność i kontrowersje

Projektowane zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego, zwłaszcza w zakresie komunikacji elektronicznej, mają dotyczyć wyłącznie środowiska profesjonalnych pełnomocników. To podejście budzi mieszane reakcje – z jednej strony jest uzasadniane względami organizacyjnymi i technicznymi, z drugiej strony wywołuje obawy o naruszenie zasady równości stron oraz faktyczne wykluczenie z systemu nowoczesnego wymiaru sprawiedliwości tych uczestników, którzy nie korzystają z pomocy zawodowego prawnika.

Zasadność rozróżnienia między stronami profesjonalnymi a indywidualnymi

Twórcy projektu podkreślają, że wdrażanie nowych technologii w postępowaniu cywilnym powinno odbywać się stopniowo i w sposób kontrolowany. W pierwszym etapie obowiązek korzystania z komunikacji elektronicznej ma więc dotyczyć wyłącznie pełnomocników zawodowych – adwokatów, radców prawnych, prokuratorii. To środowisko, które posiada zarówno kompetencje techniczne, jak i obowiązki zawodowe, które zwiększają przewidywalność korzystania z systemów elektronicznych.

Taki etapowy model wdrażania nowelizacji może być racjonalny z punktu widzenia zarządzania reformą – pozwala na ocenę działania systemu w warunkach ograniczonych, zanim zostanie on rozszerzony na inne grupy użytkowników.

Krytyka rozwiązania – nierówność procesowa?

Jednak ograniczenie uprawnień do korzystania z nowoczesnych narzędzi wyłącznie do jednej grupy uczestników postępowania stawia pod znakiem zapytania równość broni procesowych. Obywatel działający samodzielnie będzie wciąż zdany na tradycyjną korespondencję, wydłużone terminy, fizyczne doręczenia, a nierzadko i trudności w komunikacji z sądem. Tymczasem jego przeciwnik – reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika – skorzysta z natychmiastowego, cyfrowego dostępu do akt i komunikatów sądowych.

W praktyce może to prowadzić do faktycznego uprzywilejowania strony reprezentowanej przez pełnomocnika, zwłaszcza w sprawach gospodarczych lub z udziałem konsumentów. Z tego względu część środowiska akademickiego i organizacji pozarządowych już dziś formułuje zastrzeżenia co do zgodności projektowanych rozwiązań z konstytucyjną zasadą równego dostępu do sądu (art. 45 ust. 1 Konstytucji RP) oraz zakazem dyskryminacji (art. 32).

Skutki praktyczne i ryzyko podziału systemowego

Jeśli projektowane rozwiązania zostaną uchwalone w obecnym kształcie, może dojść do powstania „dwutorowego” systemu postępowania cywilnego – nowoczesnego i sprawnego dla profesjonalistów oraz zachowawczego i opóźnionego dla pozostałych uczestników. Choć uzasadnione to może być względami organizacyjnymi, w dłuższej perspektywie prowadzi do systemowego rozwarstwienia i utrwalenia barier w dostępie do wymiaru sprawiedliwości.

W związku z tym należałoby rozważyć wprowadzenie – choćby fakultatywnej – możliwości korzystania z narzędzi elektronicznych również przez strony nieprofesjonalne, o ile wyrażą taką wolę i spełnią podstawowe warunki techniczne. Przykładem może być instytucja „dobrowolnego adresu do doręczeń elektronicznych”, funkcjonująca już w niektórych procedurach administracyjnych.