Podstawy prawne obowiązku informacyjnego

Obowiązek przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji o zarobkach osób pobierających świadczenie przedemerytalne wynika z przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1251 ze zm.). Kluczowe znaczenie ma tu art. 104 ust. 4 tej ustawy, który wskazuje, że osoby pobierające świadczenie przedemerytalne mają obowiązek informować ZUS o osiąganym przychodzie, zaś pracodawcy i inni płatnicy składek są zobowiązani do wystawienia stosownego zaświadczenia.

Przepis ten stanowi podstawę do corocznego raportowania danych o wynagrodzeniu za okres rozliczeniowy trwający od 1 marca danego roku do końca lutego roku następnego, co odpowiada tzw. rocznemu okresowi świadczeniowemu. W tym okresie ZUS monitoruje, czy przychód osiągany przez świadczeniobiorcę nie przekracza dopuszczalnych progów, których przekroczenie może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Warto zwrócić uwagę, że ustawa nie przewiduje szczegółowego wzoru ani sformalizowanego druku dla tego rodzaju informacji. Oznacza to, że zarówno płatnik, jak i świadczeniobiorca mogą przekazać dane w formie niesformalizowanej – na przykład w postaci zaświadczenia o zarobkach, pisma lub innego dokumentu zawierającego wymagane informacje. Praktyka ZUS pokazuje jednak, że dokument powinien zawierać co najmniej: dane identyfikacyjne świadczeniobiorcy, okres zatrudnienia/zlecenia, wysokość wypłaconych wynagrodzeń oraz podpis osoby upoważnionej.

Brak określenia wzoru przez ustawodawcę może prowadzić do rozbieżności w praktyce płatników i niejednolitości dokumentacji trafiającej do ZUS, co w konsekwencji może wpływać na szybkość i prawidłowość rozpatrywania spraw. Tym większe znaczenie ma zatem zachowanie rzetelności i kompletności przekazywanej informacji.

Zakres i forma przekazywanej informacji

Informacja przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinna dotyczyć zarobków osoby pobierającej świadczenie przedemerytalne za okres od 1 marca 2024 r. do 28 lutego 2025 r. – jest to tzw. roczny okres świadczeniowy, w którym ZUS monitoruje wysokość przychodów uzyskiwanych przez świadczeniobiorców.

Zakres wymaganych danych

W informacji powinny znaleźć się przede wszystkim następujące dane:

• Dane identyfikacyjne świadczeniobiorcy (imię, nazwisko, numer PESEL),
• Pełna nazwa i dane płatnika składek (np. pracodawcy, zleceniodawcy),
• Rodzaj zawartej umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenia),
• Okres zatrudnienia lub wykonywania zlecenia (dokładne daty),
• Wysokość osiągniętego przychodu brutto za każdy miesiąc w okresie od marca 2024 r. do lutego 2025 r.,
• Łączna suma przychodów za cały okres rozliczeniowy,
• Podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu (w przypadku pracodawcy lub zleceniodawcy).

Forma przekazania informacji

Choć przepisy nie przewidują specjalnego formularza ani wzoru dokumentu, praktyka wskazuje, że najczęściej obowiązek ten realizowany jest w formie:

• Zaświadczenia o zarobkach, wystawionego przez podmiot zatrudniający lub zlecający wykonanie usług,
• Pisemmnego oświadczenia lub informacji zawierającej wymagane dane, przygotowanego przez płatnika składek.

Możliwa jest także forma elektroniczna – jeżeli dokument zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny lub został wystawiony przez system kadrowo-płacowy posiadający taką funkcję. W każdym przypadku kluczowa jest możliwość zweryfikowania danych i ustalenia autentyczności dokumentu.

W praktyce to właśnie świadczeniobiorca składa dokument do ZUS, posługując się otrzymanym od pracodawcy lub zleceniodawcy zaświadczeniem. Dlatego dokument ten powinien być wystawiony w sposób czytelny, jednoznaczny i zawierać wszystkie niezbędne informacje, które umożliwią ZUS prawidłową ocenę sytuacji dochodowej osoby uprawnionej.

Podmioty zobowiązane do przekazania informacji

Obowiązek informacyjny dotyczący zarobków osoby pobierającej świadczenie przedemerytalne spoczywa równolegle na dwóch podmiotach: płatniku składek (czyli pracodawcy, zleceniodawcy lub innym podmiocie zatrudniającym) oraz samym świadczeniobiorcy.

Pracodawca, zleceniodawca lub inny płatnik składek

Podmiot, który zatrudnia osobę pobierającą świadczenie przedemerytalne – niezależnie od formy prawnej tego zatrudnienia – jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania zaświadczenia o wysokości wypłaconych wynagrodzeń. Obowiązek ten wynika z ogólnej zasady współpracy z ZUS i dostarczania danych niezbędnych do ustalenia uprawnień świadczeniobiorców.

Co istotne, przepisy nie nakładają wprost na płatnika obowiązku bezpośredniego przekazywania takiej informacji do ZUS. W praktyce zaświadczenie sporządza płatnik na wniosek zatrudnionego, a następnie dokument ten jest przedkładany przez samą osobę pobierającą świadczenie. Niemniej jednak to płatnik ponosi odpowiedzialność za rzetelność i kompletność przedstawionych w zaświadczeniu danych – ewentualne błędy mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczenia świadczenia przez ZUS.

Osoba pobierająca świadczenie przedemerytalne

To na świadczeniobiorcy ciąży obowiązek faktycznego przekazania informacji do ZUS. Osoba ta powinna zebrać zaświadczenia od wszystkich podmiotów, u których uzyskiwała przychody w danym okresie rozliczeniowym, i przedłożyć je do ZUS w wymaganym terminie – najczęściej do końca maja danego roku.

Z uwagi na brak formalnego druku i konieczność zebrania danych z różnych źródeł, obowiązek ten wymaga od świadczeniobiorcy inicjatywy i staranności. W praktyce oznacza to konieczność:

• zwrócenia się do byłych i obecnych pracodawców o wystawienie zaświadczenia,
• dopilnowania, by dokumenty zawierały wszystkie wymagane informacje,
• złożenia kompletu dokumentów do ZUS w odpowiedniej formie i terminie.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować zawieszeniem wypłaty świadczenia lub jego zmniejszeniem w przypadku ustalenia, że przychód przekroczył dopuszczalne limity. Dlatego istotne jest, by zarówno płatnicy składek, jak i sami świadczeniobiorcy byli świadomi zakresu ciążących na nich obowiązków i współpracowali w ich realizacji.

Sankcje za niewywiązanie się z obowiązku

Niewypełnienie obowiązku informacyjnego w zakresie zarobków osoby pobierającej świadczenie przedemerytalne może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla samego świadczeniobiorcy, jak i dla podmiotu zatrudniającego. Choć przepisy nie przewidują wprost sankcji administracyjnych czy karnych za brak zaświadczenia, skutki prawne mogą być dotkliwe i realne.

Konsekwencje dla świadczeniobiorcy

Najważniejszą i najczęściej występującą sankcją w przypadku niedostarczenia informacji o zarobkach do ZUS jest zawieszenie wypłaty świadczenia przedemerytalnego. Zgodnie z art. 104 ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, osoba uprawniona jest zobowiązana corocznie informować ZUS o przychodach uzyskanych w rocznym okresie świadczeniowym. Jeżeli nie dopełni tego obowiązku, ZUS może:

• czasowo wstrzymać wypłatę świadczenia do czasu wyjaśnienia sytuacji dochodowej,
• trwale zawiesić świadczenie, jeśli ustali, że przychód przekroczył dopuszczalne limity, a informacja nie została przekazana,
• żądać zwrotu świadczenia za okres, w którym doszło do nieuprawnionego pobierania świadczenia, jeżeli przychód przekraczał granice określone w przepisach.

W niektórych przypadkach może dojść również do naliczenia odsetek za zwłokę od nienależnie pobranych świadczeń.

Konsekwencje dla pracodawcy lub innego płatnika składek

Choć bezpośredni obowiązek informacyjny wobec ZUS nie spoczywa na płatniku, to jego zaniechanie wystawienia zaświadczenia na wniosek osoby pobierającej świadczenie może prowadzić do odpowiedzialności pośredniej, zwłaszcza w sytuacjach spornych. Przykładowe ryzyka to:

• odpowiedzialność cywilna wobec pracownika – jeśli brak zaświadczenia przyczyni się do zawieszenia lub utraty świadczenia,
• skargi pracownicze do Państwowej Inspekcji Pracy, gdy pracodawca odmawia wystawienia zaświadczenia bez uzasadnionej przyczyny,
• utrata zaufania w relacjach z pracownikami i ZUS, co może mieć znaczenie w toku kontroli.

Dodatkowo, wystawienie nierzetelnego lub niepełnego zaświadczenia może skutkować przypadkowym wprowadzeniem ZUS w błąd, co może zostać potraktowane jako współprzyczynienie się do nienależnego pobrania świadczenia.

Znaczenie terminowości

Zarówno wystawienie zaświadczenia przez płatnika, jak i jego złożenie przez świadczeniobiorcę do ZUS powinny nastąpić w terminie umożliwiającym ZUS rozpatrzenie sprawy i kontynuowanie wypłat świadczenia bez przerw. Choć ustawa nie precyzuje sztywnej daty, w praktyce terminem granicznym jest koniec maja każdego roku, ponieważ do tego czasu ZUS przeprowadza weryfikację uprawnień.

Dbałość o terminowe i rzetelne przekazanie informacji leży zatem w interesie obu stron – zarówno osoby pobierającej świadczenie, jak i jej pracodawcy.

Problemy praktyczne i rekomendacje

Mimo że obowiązek informacyjny wobec ZUS w zakresie zarobków świadczeniobiorców przedemerytalnych wynika z przepisów prawa, jego realizacja napotyka w praktyce szereg trudności organizacyjnych i interpretacyjnych. Poniżej przedstawiono najważniejsze problemy oraz rekomendacje, które mogą pomóc zarówno płatnikom składek, jak i samym świadczeniobiorcom w prawidłowym wypełnianiu tego obowiązku.

Brak sformalizowanego wzoru zaświadczenia

Jednym z głównych problemów jest brak urzędowego formularza, który standaryzowałby zakres i formę informacji o zarobkach. W efekcie:

– pracodawcy często wystawiają zaświadczenia w różnej formie i o zróżnicowanej treści,

– świadczeniobiorcy składają do ZUS dokumenty niekompletne lub niezrozumiałe,

– ZUS może wzywać do uzupełnień, co opóźnia weryfikację i wypłatę świadczeń.

Rekomendacja:

Warto, aby pracodawcy i zleceniodawcy wypracowali wewnętrzny wzór zaświadczenia, który będzie zawierał wszystkie wymagane elementy (dane świadczeniobiorcy, okres zatrudnienia, wysokość przychodu miesięcznie i łącznie, podpis). Można też wzorować się na przykładach formularzy udostępnianych przez ZUS przy innych świadczeniach.

Brak świadomości obowiązku po stronie płatników

Wielu płatników składek nie zdaje sobie sprawy, że zatrudnianie osoby pobierającej świadczenie przedemerytalne wiąże się z koniecznością wystawienia zaświadczenia, mimo że nie mają oni obowiązku bezpośrednio informować ZUS.

Rekomendacja:

Płatnicy powinni wprowadzić procedurę identyfikacji świadczeniobiorców już na etapie zatrudnienia – np. poprzez pytanie w kwestionariuszu osobowym o pobieranie świadczeń z ZUS. Pozwoli to wcześniej zaplanować przygotowanie niezbędnych dokumentów.

Ryzyko błędów w danych

Często spotykanym problemem są błędnie podane kwoty wynagrodzeń, nieścisłości w okresach zatrudnienia lub brak podpisu osoby upoważnionej.

Rekomendacja:

Warto wdrożyć podwójną weryfikację dokumentów przed ich wydaniem pracownikowi – np. przez dział kadr i dział księgowości. W przypadku zaświadczeń generowanych elektronicznie – należy zapewnić autentyczność poprzez podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną.

Ograniczony dostęp do byłych pracodawców

Świadczeniobiorcy, którzy w danym roku współpracowali z wieloma podmiotami, mogą mieć trudność z uzyskaniem zaświadczeń – szczególnie od byłych zleceniodawców.

Rekomendacja:

 Osoby pobierające świadczenie powinny na bieżąco zbierać dokumentację o uzyskanych przychodach i nie zwlekać z wystąpieniem o zaświadczenia do byłych pracodawców. Dobrą praktyką jest żądanie wystawienia zaświadczenia przy zakończeniu każdej umowy.

Potrzeba ujednolicenia praktyki przez ZUS

W różnych oddziałach ZUS mogą występować rozbieżności w oczekiwaniach co do formy i treści zaświadczeń.

Rekomendacja:

Postulatem de lege ferenda jest wprowadzenie przez ZUS wzorca zaświadczenia lub formularza online, który byłby dostępny zarówno dla płatników składek, jak i świadczeniobiorców. Ułatwiłoby to jednolite stosowanie przepisów i ograniczyło liczbę błędów formalnych.

Świadome i staranne realizowanie obowiązku informacyjnego przez wszystkie zaangażowane strony może istotnie ograniczyć ryzyko nieprawidłowości i przyczynić się do sprawnego działania systemu świadczeń przedemerytalnych.