Praca zdalna a urlopy wypoczynkowe – z czego wynika spadek ich wykorzystania?

Wiele małych i średnich firm, które w ostatnich latach wprowadziły pracę zdalną, zauważa, że pracownicy znacznie rzadziej korzystają z urlopów wypoczynkowych. Choć na pierwszy rzut oka może to wydawać się korzystne dla firmy (mniej dni wolnych to teoretycznie więcej pracy wykonanej), w rzeczywistości może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i organizacyjnych.

Główną przyczyną tego zjawiska jest brak bieżącego nadzoru nad organizacją pracy w trybie home office. Pracownicy, którzy na co dzień wykonują obowiązki z domu, często nie odczuwają takiej potrzeby „oderwania się” od pracy jak w przypadku pracy stacjonarnej. Nie ma tu wyraźnego rozgraniczenia przestrzeni zawodowej i prywatnej, więc wiele osób rezygnuje z urlopu, zakładając, że przecież i tak przebywają w swoim domowym otoczeniu.

W praktyce oznacza to, że urlopy nie są planowane i udzielane na bieżąco, a zaległości kumulują się z roku na rok. W małych i średnich przedsiębiorstwach dodatkowym problemem bywa brak odpowiednich systemów kadrowych, które automatycznie monitorowałyby wykorzystanie urlopów i przypominały o konieczności ich zaplanowania.

Co więcej, część pracodawców, skupionych na utrzymaniu płynności biznesowej i organizacji samej pracy zdalnej, zaniedbuje obowiązek aktywnego planowania urlopów swoich pracowników. Tymczasem zgodnie z przepisami prawa pracy to właśnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za taką organizację pracy, aby pracownik mógł skorzystać z urlopu w roku, za który ten urlop przysługuje.

W dalszej części artykułu omówimy, jak brak wykorzystania urlopów wypoczynkowych w połączeniu ze zbyt luźnym podejściem do rozliczania pracy zdalnej może prowadzić do dwóch poważnych problemów prawnych dla firmy: nadużyć związanych z czasem pracy oraz ryzyka kar za kumulowanie zaległych urlopów.

Problem pierwszy: oszukiwanie na czasie pracy

Praca zdalna, przy wszystkich swoich zaletach, ujawnia też słabości w kontroli czasu pracy. Bez wyraźnego nadzoru i odpowiednich narzędzi ewidencji łatwo o nadużycia — zarówno ze strony pracowników, jak i nieświadome zaniedbania po stronie pracodawcy.

Ewidencjonowanie czasu pracy w pracy zdalnej

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 149), to pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dotyczy to także pracy zdalnej. Tymczasem w wielu MŚP nadal dominuje „papierowa” lista obecności, a w trybie home office często ogranicza się to do zaufania deklaracjom pracownika.

Brak systematycznego rejestrowania godzin pracy to jeden z głównych problemów wykazywanych podczas kontroli PIP. Inspektorzy coraz częściej podnoszą, że w pracy zdalnej firmy w ogóle nie weryfikują rzeczywistego czasu wykonywania obowiązków.

Ukryte nadgodziny — bomba z opóźnionym zapłonem

Nieprawidłowości w ewidencji mogą działać w obie strony. Zdarza się, że pracownicy deklarują więcej godzin, niż rzeczywiście przepracowali, co jest ewidentnym nadużyciem. Ale częstszy problem to sytuacja odwrotna — pracownik w domu faktycznie pracuje po godzinach, nie zgłaszając nadgodzin, bo np. chce być postrzegany jako zaangażowany i „zawsze dostępny”.

Na pierwszy rzut oka to korzyść dla firmy, bo nie płaci za nadgodziny. Jednak w razie konfliktu (zwolnienia, sporu o wynagrodzenie) pracownik może przedstawić dowody — e-maile wysyłane o 23:00, logowania do systemów, komunikację na Slacku. To wystarczy, by sąd pracy przyznał mu dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, często z odsetkami za kilka lat wstecz.

Odpowiedzialność zawsze spoczywa na pracodawcy

W polskim prawie to pracodawca odpowiada za prawidłowe rozliczanie czasu pracy. Nie można przerzucić tego w całości na pracownika ani zasłonić się jego samodzielnością. W przypadku pracy zdalnej kluczowe są więc:
– Czytelne procedury (np. regulamin pracy zdalnej określający sposób rozliczania godzin),
– Obowiązek codziennego raportowania czasu pracy (np. w systemie elektronicznym),
– Okresowe kontrole faktycznego obciążenia pracą.

Brak takich rozwiązań to gotowa droga do sporów sądowych i kosztownych odszkodowań.

Problem drugi: nadmiar zaległego urlopu i konsekwencje dla pracodawcy

Drugim dużym problemem, który uwidocznił się w małych i średnich firmach wraz z popularyzacją pracy zdalnej, jest kumulowanie przez pracowników zaległych urlopów wypoczynkowych. Choć na co dzień wydaje się to mało istotne, w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub w przypadku nagłego rozwiązania stosunku pracy może spowodować poważne konsekwencje finansowe i organizacyjne.

Pracodawca ma obowiązek zadbać o urlop — nie tylko czekać, aż pracownik się zgłosi

Kodeks pracy (art. 161) jasno stanowi, że to pracodawca jest zobowiązany tak zorganizować pracę, by pracownik mógł wykorzystać przysługujący mu urlop w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Jeśli to się nie uda, zgodnie z art. 168 KP urlop musi zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku.

Nie można więc przerzucać odpowiedzialności za planowanie urlopów wyłącznie na pracownika. To firma powinna prowadzić ewidencję urlopów i pilnować ich terminowego wykorzystania — w przeciwnym razie w świetle prawa to pracodawca dopuszcza się zaniedbania.

Kontrole PIP i sankcje finansowe

Państwowa Inspekcja Pracy w 2024 r. najczęściej wskazywała uchybienia dotyczące właśnie zaległych urlopów. Jeżeli podczas kontroli okaże się, że pracodawca dopuszcza do kumulowania urlopów przez kilka lat albo w ogóle nie prowadzi planu urlopów, inspektor może:
– wydać nakaz niezwłocznego udzielenia urlopu,

– nałożyć mandat w wysokości do 2 tys. zł, a przy recydywie — nawet do 30 tys. zł.

Przy większej skali zaległości (np. w firmach zatrudniających kilkunastu pracowników) kary mogą być dotkliwe i dodatkowo psuć wizerunek pracodawcy.

Problem przy rozwiązaniu umowy o pracę

Nieuregulowane urlopy to także kłopot w razie zwolnienia pracownika. Jeśli w dniu ustania stosunku pracy pracownik ma kilkanaście lub kilkadziesiąt dni niewykorzystanego urlopu, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. To oznacza jednorazowy, często wysoki koszt, który bywa zaskoczeniem dla budżetu firmy.

Najczęstsze uchybienia w regulacjach pracy zdalnej w 2024 r.

Państwowa Inspekcja Pracy w swoich sprawozdaniach za 2024 rok wskazuje, że najwięcej uchybień w małych i średnich firmach dotyczyło właśnie organizacji pracy zdalnej — a konkretnie tego, w jaki sposób regulują ją regulaminy i porozumienia z pracownikami. Wbrew pozorom to nie są drobiazgi formalne, ale kluczowe kwestie, które decydują o tym, czy firma spełnia obowiązki wynikające z Kodeksu pracy.

Brak lub wadliwe regulaminy pracy zdalnej

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy (art. 67^20 KP), obowiązującą od 2023 roku, pracodawcy, którzy chcą stosować pracę zdalną na szerszą skalę, powinni określić zasady jej wykonywania w:
–  regulaminie pracy zdalnej,

– porozumieniu z zakładową organizacją związkową, lub w przypadku indywidualnym — w porozumieniu z pracownikiem.

W praktyce wiele małych firm w ogóle nie ma takich regulaminów albo ogranicza się do kilku ogólnych zapisów, które nie regulują np. ewidencjonowania czasu pracy, obowiązku raportowania zadań czy kwestii BHP w domu pracownika. To najczęściej podnoszone przez PIP uchybienie.

Niepełne obowiązki informacyjne wobec pracownika

Przepisy (art. 29 § 3 KP oraz art. 67^21 KP) nakładają na pracodawcę szereg obowiązków informacyjnych. W przypadku pracy zdalnej trzeba m.in. poinformować pracownika o:

• zasadach kontroli wykonywania pracy,
• zasadach kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny,
• ochronie danych osobowych w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Często w małych firmach o tym się zapomina, a informacje ograniczają się tylko do ogólnych warunków zatrudnienia.

Brak precyzyjnych zasad ewidencji i rozliczania czasu pracy

Kolejny poważny błąd to brak jasnych zapisów, jak pracownik ma potwierdzać rozpoczęcie i zakończenie pracy w trybie zdalnym. Pracodawcy liczą na „dobre praktyki”, tymczasem w razie kontroli PIP — albo późniejszego sporu sądowego z pracownikiem o godziny pracy — to właśnie regulamin lub porozumienie będzie podstawowym dokumentem dowodowym.

W efekcie te uchybienia otwierają drogę do szeregu problemów: od trudności w wykazaniu faktycznie przepracowanych godzin, przez zaległe urlopy, aż po kary finansowe od PIP.

Jak ograniczyć ryzyka prawne?

Choć skala problemów z organizacją pracy zdalnej i urlopami w MŚP może wyglądać groźnie, większość z nich da się stosunkowo łatwo ograniczyć — o ile pracodawca podejdzie do tego świadomie i zadba o kilka kluczowych obszarów.

Monitoruj i planuj urlopy wypoczynkowe

Przede wszystkim pracodawca powinien prowadzić na bieżąco ewidencję urlopów i pilnować, by pracownicy wykorzystywali je w roku, za który przysługują. Warto:
– Na początku roku ustalać wstępne plany urlopowe,

– Regularnie przypominać pracownikom o liczbie dostępnych dni wolnych,

– Wprowadzić zasadę, że urlopy są udzielane w porozumieniu, ale jeśli pracownik nie złoży wniosku do określonego terminu, pracodawca wyznaczy termin jednostronnie (zgodnie z art. 167^1 KP).

Wprowadź jasne zasady rozliczania pracy zdalnej

Dobrą praktyką jest stworzenie prostego regulaminu pracy zdalnej (lub w mniejszych firmach — wzoru indywidualnego porozumienia), w którym zostaną określone:

• godziny wykonywania pracy,
• sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. poprzez system HR lub e-mail),
• zasady raportowania wykonanych zadań,
• sposób kontroli przez pracodawcę.

Takie dokumenty pomagają w razie kontroli PIP i stanowią podstawowy dowód przy ewentualnym sporze z pracownikiem.

Dopilnuj obowiązków informacyjnych

Warto zadbać o to, by pracownicy otrzymali i podpisali informację o:

• zasadach pracy zdalnej (w tym BHP i ochronie danych),
• procedurach kontroli (także w zakresie czasu pracy i sprzętu służbowego),
• miejscu przechowywania i dostępu do dokumentów związanych z ewidencją pracy.

Przy kontroli PIP bardzo często inspektor zaczyna właśnie od sprawdzenia, czy pracodawca wywiązał się z obowiązku informacyjnego.

Szkól pracowników i kierowników

Praca zdalna wymaga innego podejścia do nadzoru niż tradycyjna praca w biurze. Dlatego warto przeszkolić kierowników i samych pracowników:
– Jak prawidłowo rozliczać czas pracy i zgłaszać urlopy,

– Jakie są konsekwencje prawne nieprzestrzegania zasad,

– Jak dbać o bezpieczeństwo danych firmowych w domu.

Podsumowując, odpowiednie dokumenty, stała kontrola wykorzystania urlopów i uporządkowane zasady pracy zdalnej pozwalają nie tylko uniknąć kar czy roszczeń, ale też zbudować przejrzyste i bardziej efektywne środowisko pracy — niezależnie od tego, czy jest to biuro, czy prywatny salon pracownika.